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Travail Flexible : Comment superviser ses équipes pour une relation gagnant-gagnant ?
Le 23-Apr-2014
helene faucherHélène Fauché, Responsable des ressources humaines, Western Europe, Citrix
 
Souplesse des horaires, forme ponctuelle de travail flexible, mobilité, etc. Ces pratiques ne peuvent être efficaces que si elles sont utilisées à bon escient et encadrées par des managers conscients qu'autoriser des modes de travail plus flexibles doit être synonyme de travailler mieux, et non travailler plus. Il doit s'instaurer dans le cadre d'une relation « gagnant-gagnant » entre le collaborateur et l'entreprise.
 
Les nouveaux modes de travail flexibles, bien que de plus en plus plébiscités par les entreprises et employés français, ont récemment été mis à mal par certains qui y voient un risque de connexion trop extrême des employés à leur travail. Des syndicats ont même il y a quelques jours signé un accord pour la « déconnexion des cadres » après le travail, provoquant certaines incompréhension chez nos voisins anglo-saxons comme l'illustre le Guardian. Ces craintes sont ceci dit bien fondées, car ces nouveaux modes de travail peuvent mener à certaines dérives s'ils ne sont pas bien maîtrisés et encadrés. Cependant, interdire aux employés de se connecter et lire leurs mails après 18h n'est pas la solution.
 
Le travail flexible et la mobilité sont plébiscités par les salariés français car ils répondent à des nouveaux besoins à la fois professionnels et personnels de la part des employés recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée. Il n'y a donc que deux options face à ces nouveaux modes de travail : lutter contre ou les encadrer. A mon sens, le travail flexible gagnerait à être accueilli avec des mesures appropriées afin de le maîtriser et ainsi éviter les potentiels abus. Tout le monde aurait à y gagner aussi bien les entreprises que les employés. Et pour cela, le rôle des managers est clé ! 
 
Les managers étant de plus en plus amenés à gérer des équipes géographiquement éclatées, qui pratiquent notamment le travail flexible, comment s'assurer que ce travail distant, qu'il soit pratiqué depuis la maison ou depuis un tiers lieu, soit utilisé à bon escient ? Comment assurer une bonne communication entre les manager et leurs équipes, et faire en sorte que chacun sache clairement ce qu'il a à faire ? Quand on sait que seuls 50% des managers donnent des objectifs clairs à leurs équipes* on comprend toute l'importance de la définition de règles et bonnes pratiques pour encadrer le travail flexible !
 

Etablir clairement les missions et responsabilités
Il suffit d'avoir passé quelques minutes dans un open space pour le savoir : certaines tâches se réalisent plus facilement dans un espace calme et silencieux où les distractions sont moins nombreuses (ex : rédaction, recherches, analyses, etc.). Dans ces cas précis, travailler ailleurs qu'au bureau prend tout son sens puisque cela permet de travailler plus efficacement. Il reste juste à s'assurer que cela de perturbe pas les activités en cours. Les managers doivent aussi s'assurer que les priorités sont comprises et que les outils de suivi ou de reporting soient utilisés à bon escient. Il en va de la continuité du travail personnel et de la réalisation des missions d'une équipe.
 

Mesurer les performances
Peu importe la distance qui sépare les différents membres d'une équipe, il est essentiel de partager une même compréhension des enjeux et des résultats attendus. Le travail flexible ou le télétravail ne peuvent être bénéfiques que si la performance professionnelle réalisée en dehors de l'entreprise peut être mesurée par des critères connus et validés à l'avance par toutes les parties concernées. Mais établir ces critères est souvent délicat. Quelques éléments mesurables qu'il peut être intéressant de suivre sont la satisfaction client, le temps passé, les coûts, les méthodes utilisées ou encore le nombre d'étapes requises pour compléter une tâche.
 
Faire des retours... constructifs !
Il est souvent délicat pour un manager de faire un retour constructif qui ne sera perçu ni comme une attaque, ni comme une critique. Travailler ailleurs qu'au bureau n'a que peu d'intérêt s'il n'est pas possible de donner un avis sur le travail qui est effectué ou si l'employé a l'impression que son travail n'est pas pris en compte.
-          Faire des retours réguliers, quitte à instaurer des rendez-vous dédiés formels chaque semaine ou chaque mois.
-          Si un retour doit se faire de façon imprévue, il est plus efficace de le faire peu de temps après avoir identifié un point de tension sans nécessairement attendre que l'employé soit physiquement dans l'entreprise.
-          Les retours sont mieux reçus s'ils sont effectués en privé et peuvent être discutés.
 

Définir le planning et le cadre
La flexibilité des horaires qui permet au collaborateur de planifier sa journée en fonction de son rythme et de ses obligations personnelles. Idéalement, il doit être disponible pendant les heures d'ouverture de bureau au même titre que tous les autres employés de l'entreprise. Cependant, ce modèle ne permet que très peu de flexibilité. Le compromis peut être de définir des plages horaires de 2, 3 ou 4 heures pendant lesquelles l'employé doit être à son poste, qu'il soit dans les murs de l'entreprise ou non. Le reste de la journée peut rester souple, permettant à ceux qui le souhaitent de commencer plus tôt ou plus tard, et d'adapter ensuite leur journée en fonction de leurs obligations pour obtenir un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Cependant, les horaires flexibles ne doivent pas signifier une augmentation du nombre d'heures travaillées, ou de travailler à des heures indues. La vigilance du manager est ici nécessaire pour prévenir toutes situations qui risquent de compromettre la santé du salarié ou de mettre ce dernier dans une position de stress.
 

Renforcer l'esprit d'équipe
La mise en place d'une politique de travail flexible est l'occasion de s'intéresser véritablement au développement de l'esprit d'équipe, plus que de laisser cela au hasard des rencontres à la machine à café.
 
-          Mettre en place une réunion pour expliquer les raisons, enjeux et conséquences du choix de faire du travail flexible. En profiter pour aborder les éventuelles réticences et angoisses : est-ce que cela veut dire que mon collaborateur travaillera moins ? Est-ce que je vais voir ma charge de travail doubler les jours où mes collègues ne sont pas dans l'entreprise ? C'est à toutes ces questions qu'il faut répondre, sous peine de voir s'installer un sentiment d'injustice ou de méfiance.
-          Favoriser le partage des informations et des savoirs entre collègues, afin que chacun soit à même de faire le suivi d'un dossier sans que cela nécessite une réunion de visu.
 

Chaque entreprise, selon son secteur, ses contraintes, et les besoins de ses employés, et accompagnée des moyens adéquats et bonnes méthodes, peut faire du travail flexible un atout majeur du bien-être et bien vivre en entreprise. Il est temps pour elle de réfléchir au travers d'un dialogue social ouvert et responsable  à ce que serait demain son environnement de travail idéal dans un esprit gagnant-gagnant.
 
*Etude « My Manager Index 2012 » menée auprès de 1000 salariés en France par Comundi, L'Entreprise et le site Etre Bien Au Travail, entre septembre et octobre 2012.

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